Автоматические рассылки пациентам: напоминания о приёме и поздравления с ДР без участия администратора
Содержание
Хороший администратор помнит про завтрашних пациентов и обзванивает их. Но в конце дня, когда запись плотная, а телефон не замолкает, часть визитов всё равно остаётся без напоминания. А про дни рождения пациентов не помнит вообще никто — это просто не та задача, которую человек будет вести вручную.
Ручная отправка сообщений прямо из расписания эту проблему уже частично решает — про неё мы писали отдельно. Но у неё есть слабое место: кто-то всё равно должен помнить, что нужно нажать кнопку. Автоматические рассылки убирают и этот шаг. Вы настраиваете их один раз, а дальше система сама решает, кому и когда написать.
Три сценария, которые работают сами
В VibeDent три типа автоматических сообщений. Каждый включается отдельным переключателем, и все они по умолчанию выключены — клиника сама решает, что ей нужно.
- Напоминание за день до приёма. Уходит вечером накануне — в 18:00 по времени клиники, независимо от того, на какой час назначен сам приём. Пациент получает сообщение спокойным вечером, когда есть время свериться с планами и, если нужно, предупредить об отмене.
- Напоминание в день приёма. Отправляется за 2 часа до начала. Если эти 2 часа выпадают на время раньше 08:00, сообщение не уходит — ранние пациенты уже получили напоминание накануне, будить их в 6 утра незачем.
- Поздравление с днём рождения. Приходит утром, не раньше 09:00 по времени «домашней» клиники пациента. Отправляется на личный номер, канал (WhatsApp или Telegram) система выбирает сама — по тому, что доступно.
Отдельно стоит сказать про перенос записи. Если приём подвинули на другое время, VibeDent воспринимает это как новую точку отсчёта и присылает напоминание заново — уже под новое время. При этом одному и тому же пациенту по одному и тому же приёму сообщение дважды не уйдёт: система ведёт учёт отправленного и не дублирует рассылку.
Как выглядит сообщение
Текст берётся из шаблона, а переменные в фигурных скобках подставляются из карточки приёма. Шаблон напоминания по умолчанию:
Здравствуйте, {patient_name}!
Напоминаем о вашем визите:
Дата и время: {appointment_datetime}
Врач: {doctor_name}
Ждём вас!И шаблон поздравления:
Здравствуйте, {patient_name}! Поздравляем вас с днём рождения! Команда {clinic_name}Доступные переменные: {patient_name}, {appointment_datetime}, {doctor_name}, {clinic_name}, {clinic_address}. Любой шаблон можно переписать под свою клинику — добавить адрес, схему проезда, телефон для переноса записи или подготовку к процедуре.
Настройка за три шага
Шаг 1. Подключить канал
Открываете раздел Настройки → Интеграции.
WhatsApp подключается по QR-коду: нажимаете «Подключить», сканируете код телефоном (как при входе в WhatsApp Web), статус меняется на «Подключён». Номер привязывается к филиалу — у каждой клиники сети может быть свой.
Telegram подключается токеном бота от @BotFather — один бот на весь аккаунт. Достаточно вставить токен и username, webhook подставляется автоматически.
Шаг 2. Включить рассылки
Раздел Настройки → Рассылки, блок «Автоматическая отправка». Три переключателя — включаете те сценарии, которые нужны клинике. Под каждым написано, когда именно уходит сообщение.
Шаг 3. Настроить текст
Ниже на той же странице — редактор шаблонов. Выбираете шаблон, правите текст, переменные вставляются двойным кликом по нужному тегу. Каждый шаблон включается и отключается отдельно.
WhatsApp или Telegram
Оба канала работают, и система сама отправляет сообщение туда, где пациент доступен. Разница в деталях:
| Что сравниваем | Telegram | |
|---|---|---|
| Охват аудитории | Максимальный — есть почти у всех | Меньше, но растёт |
| Номер | Свой на каждый филиал | Один бот на аккаунт |
| Подключение | QR-код за 2 минуты | Токен бота от @BotFather |
| Тарификация | Отдельный платный модуль | Входит в тариф |
На практике клиники подключают WhatsApp как основной канал, а Telegram — как дополнительный, чтобы охватить тех пациентов, кто предпочитает его.
Защита номера от блокировок
WhatsApp не рассчитан на массовые рассылки, и аккаунт, который в одну секунду отправляет десятки одинаковых сообщений, рискует получить бан. Поэтому VibeDent не отправляет очередь пачкой: сообщения с одного номера уходят с паузой — не чаще одного авто-сообщения в 30 секунд. Если за минуту накопилось несколько напоминаний, система растянет их во времени сама.
Для клиники на 10–100 сообщений в день это незаметно: очередь всё равно разбирается за считанные минуты. Но номер при этом ведёт себя как живой человек, а не как робот-рассыльщик — и остаётся в безопасности. Telegram таких ограничений не требует, там пауза не нужна.
Пациент может отказаться
В карточке пациента есть галочка, которая отключает для него автоматическое поздравление с днём рождения. На напоминания о приёме и на служебные уведомления регистраторам это не влияет — отказ касается только поздравлений. Это разумный минимум для соответствия закону о персональных данных (ФЗ-152): пациент всегда может выйти из рассылки.
Что получает клиника
- Меньше неявок. Напоминания стабильно снижают процент пропущенных визитов на 15–30% — большинство «забыл» лечится одним сообщением накануне. Подробный расчёт окупаемости — в статье про WhatsApp-напоминания.
- Ноль ручной работы. Администратор больше не обзванивает завтрашний список — он занимается пациентами в клинике, а не телефоном.
- Лояльность. Поздравление с днём рождения — недорогой, но заметный знак внимания. Его почти никто не делает системно, и именно поэтому оно работает.
- Возврат пациентов. Часть тех, кто откладывал визит, возвращается, просто получив напоминание.
Тарифы и стоимость
Автоматические рассылки и редактор шаблонов доступны на тарифах «Стандарт» и «Премиум» — в них включена работа с мессенджерами.
WhatsApp-рассылки — отдельный платный модуль: 400 ₽ в месяц за одну клинику (один номер на филиал). Оплатить можно периодом на 3, 6 или 12 месяцев через ЮKassa, автосписания нет — по окончании оплаченного срока модуль просто отключается.
Telegram отдельного модуля не требует — достаточно тарифа со включёнными мессенджерами.
Автоматическая отправка работает, пока у аккаунта активна подписка: если срок действия тарифа истёк, рассылки останавливаются до продления.
Итог
Автоматические рассылки в VibeDent — это три переключателя и текст шаблонов, которые руководитель клиники настраивает за один вечер. Дальше система работает сама: напоминает пациентам о визите, поздравляет с днём рождения, аккуратно растягивает очередь, чтобы не подставить номер клиники под блокировку.
Хотите попробовать? Оставьте заявку на vibedent.ru — покажем, как это работает на данных вашей клиники.
Остались вопросы? Напишите нам
Ответим и покажем, как это работает у вас в клинике.
